İç Terfi Politikası Nasıl Yazılır? Kriterler, Süreç ve Şablon

Çoğu şirkette terfi kararı yöneticinin kanaatine bağlıdır. Bir bölümde çalışanlar hangi koşulda bir üst seviyeye geçeceğini bilir, diğerinde aynı soru "bir pozisyon açılırsa bakarız" cevabıyla geçiştirilir. Sonuçta aynı çatı altında iki farklı adalet anlayışı oluşur: kimin neden terfi ettiği açıklanamaz, dışarıdan alınan bir yönetici içerideki adayları küstürür, gelişim yolu göremeyen iyi çalışanlar başka şirketlerde yükselir.

İç terfi politikası bu kararları yazılı, öngörülebilir ve itiraz edilebilir bir zemine taşır. Bu yazıda önce verilmesi gereken temel kararları, politikanın bölümlerini, kriterlerin nasıl yazılacağını, ilandan karara süreci, ücret ve geçiş dönemini ve bir kontrol listesini bulacaksınız. Amaç kopyalanacak hazır bir metin vermek değil, kendi şirketinize uyan politikayı yazacağınız yöntemi ortaya koymak.

İç terfi politikası nedir, neden yazılı olmalı?

İç terfi politikası, şirketin açık pozisyonları ve üst seviyeleri öncelikle kendi çalışanlarıyla nasıl dolduracağını, bunun için hangi koşulları aradığını ve kararı nasıl verdiğini anlatan kurumsal belgedir. Genellikle üç hareketi kapsar: üst unvana ya da yöneticiliğe geçiş (dikey terfi), aynı rolde üst kademeye geçiş ve başka birime eşdeğer seviyede geçiş (yatay hareket).

Politika, yakın akrabası olan iki belgeyle karıştırılmamalıdır:

• Kariyer haritası kimin nereye ilerleyebileceğini ve her seviyenin beklentisini gösterir. Nasıl kurulacağını kariyer haritası rehberimizde anlattık. Politika ise o geçişin hangi kurallarla karara bağlanacağını yazar.
• Terfi prosedürü politikanın uygulama adımlarıdır: kim hangi formu doldurur, onay sırası nedir, sonuç nasıl bildirilir. Küçük şirketlerde iki belge tek metinde birleşebilir.

Yazılı olmanın asıl faydası tutarlılıktır: aynı koşuldaki iki çalışan farklı yöneticilerin elinde farklı muamele görmez ve "neden ben terfi etmedim?" sorusu kanaatle değil, ölçütle cevaplanır.

Yazmaya başlamadan önce verilecek 4 karar

Politikanın maddeleri bu dört karardan türer. Bunları üst yönetimle netleştirmeden yazılan metin, ilk tartışmalı terfide delinir.

1. İç adaya öncelik verilecek mi?

Açık pozisyonda önce içeriye mi bakılacak, yoksa iç ve dış adaylar birlikte mi değerlendirilecek? İç önceliği seçerseniz ilanın içeride ne kadar kalacağını, hangi rollerde istisna yapılacağını ve istisnayı kimin onaylayacağını da yazın.

2. Terfi pozisyona mı bağlı, seviyeye mi?

Pozisyona bağlı modelde terfi ancak kadro boşaldığında olur; seviyeye bağlı modelde çalışan kriterleri karşıladığında üst kademeye geçer. Çoğu şirket ikisini birlikte kullanır: yöneticilikte açık pozisyon şartı, uzmanlık kademelerinde kriter bazlı geçiş.

3. Kim aday olabilir?

Çalışan kendisi mi başvuracak, yöneticisi mi aday gösterecek? İkisi birleştirilebilir; önemli olan, yöneticisi aday göstermeyen birinin başvuru yolunun kapanmamasıdır.

4. Kararı kim verir?

Tek yöneticinin kararı hızlıdır ama kayırmacılık algısına açıktır. Yönetici, bir üst yönetici ve İK'dan oluşan küçük bir değerlendirme kurulu kararı daha savunulabilir kılar. Kurulun kimlerden oluşacağı ve çıkar çatışması olan üyenin nasıl çekileceği yazılmalıdır.

İç terfi politikasının bölümleri

İyi bir politika birkaç sayfayı geçmez ama aşağıdaki başlıkların her birine cevap verir:

Uygunluk ve değerlendirme kriterleri nasıl yazılır?

Politikanın en çok tartışılan kısmı kriterlerdir. En sık yapılan hata, uygunluk koşulu ile değerlendirme ölçütünü aynı listeye koymaktır. İkisini ayırın.

Uygunluk koşulları: kapıdan geçiş

Uygunluk koşulları, kimin aday olabileceğini belirleyen az sayıda ve evet/hayır ile cevaplanabilen şartlardır. Örneğin mevcut rolde asgari bir süre geçirmiş olmak, son değerlendirme döneminde belirli bir performans düzeyinin altında kalmamış olmak, yürürlükte bir disiplin işlemi bulunmamak ya da yeni rolün gerektirdiği bir belgeye sahip olmak. Sayıları az, ifadeleri ölçülebilir olmalıdır.

Değerlendirme ölçütleri: adaylar arasında ayrıştırma

Kapıdan geçen adaylar arasındaki seçim değerlendirme ölçütleriyle yapılır. Her ölçüt için verinin nereden geleceğini yazın:

• Performans eğilimi: Tek bir dönemin puanı değil, birkaç dönemin genel seyri. Puanın nasıl üretildiğini performans değerlendirme sistemi rehberimizde anlattık.
• Yeni rolün yetkinlikleri: Adayın mevcut rolde ne kadar iyi olduğu değil, yeni rolün gerektirdiği yetkinliklere ne kadar hazır olduğu.
• Hazırlık kanıtı: Vekalet edilen görevler, yürütülen projeler, tamamlanan gelişim programları.
• Yapılandırılmış görüşme: Tüm adaylara aynı sorularla yapılan, notlanan görüşme.

Ağırlıklar rol türüne göre değişebilir ama ilan anında adaylarla paylaşılmalıdır.

İlandan karara terfi süreci

1. İhtiyacın onayı: Pozisyonun açılması ya da kademe geçişinin bütçesi ilgili yönetici ve İK tarafından onaylanır.
2. İç ilan: Rolün görev tanımı, uygunluk koşulları, değerlendirme ölçütleri ve başvuru tarihi tüm uygun çalışanların erişebileceği bir kanaldan duyurulur.
3. Başvuru ve aday gösterme: Çalışan başvurur ya da yöneticisi aday gösterir. Başvuru için mevcut yöneticinin izni şart koşulmamalı, yalnızca bilgilendirme yapılmalıdır.
4. Ön eleme: İK uygunluk koşullarını kontrol eder, koşulu karşılamayan adaya gerekçesiyle dönüş yapar.
5. Değerlendirme: Ölçütlere göre veriler toplanır, yapılandırılmış görüşme yapılır, notlar standart bir formla kayda geçer.
6. Karar ve kalibrasyon: Değerlendirme kurulu adayları aynı tablo üzerinden karşılaştırır, kararı ve gerekçesini yazar.
7. Bildirim: Önce seçilen ve seçilmeyen adaylarla bireysel görüşme yapılır, ardından karar duyurulur.

Terfi edilen kişinin boşalttığı yerin nasıl dolacağı da bu sürecin parçasıdır. Kritik rollerde önceden hazırlanmış bir halef listesi varsa süreç çok kısalır; bunun için yedekleme planı rehberimize göz atabilirsiniz.

Ücret, unvan ve geçiş dönemi

Terfiden sonra en çok pazarlık yaratan konu ücrettir. Politika bunu baştan çözmelidir: yeni ücret bandın neresine konumlanacak, artış hangi tarihte geçerli olacak, bandın altında kalan ücret ne zaman banda taşınacak? Şirketinizde bant yapısı yoksa önce maaş bandı ve ücret skalası kurmanız gerekir; bantsız bir terfi politikası her kararda yeniden pazarlık demektir.

Geçiş dönemi ise yeni roldeki ilk ayların nasıl izleneceğini tanımlar. Bu dönemde yeni rolün beklentileri yazılı hale getirilir, yönetici düzenli geri bildirim verir ve dönem sonunda bir değerlendirme görüşmesi yapılır. Beklentiler karşılanmazsa ne olacağı, örneğin ek destek süresi ya da eşdeğer bir role dönüş seçeneği, politikada önceden yazılmalıdır. Görev ve ücret değişikliklerini her durumda yazılı olarak yapın ve hukuki çerçeveyi iş hukuku danışmanınızla birlikte değerlendirin.

Seçilmeyen adaylar, itiraz ve şeffaflık

Bir iç terfi sürecinin kalitesi, seçilmeyen adaylara nasıl davranıldığıyla ölçülür. Kıdemi kriter saymak ya da adayı önceden belli bir ilanı göstermelik açmak gibi hatalar güveni ilk seferde bitirir; seçilmeyenle ilgilenmemek ise iyi çalışanı kapıya götürür.

• Önce birebir bildirim: Seçilmeyen adaya karar, genel duyurudan önce ve yüz yüze iletilir.
• Gerekçeli geri bildirim: Kararın hangi ölçütlerde ayrıştığı ve adayın güçlü yönleri konuşulur.
• Gelişim planı: Görüşme, bir sonraki fırsata hazırlanmak için somut adımlarla kapanır.
• İtiraz yolu: Adayın sürecin kurallara uygun işlemediğini düşündüğünde kime, ne kadar sürede başvuracağı yazılıdır. İtiraz, kararın kendisini değil sürecin işleyişini konu alır.
• Gizlilik: Değerlendirme notlarına yalnızca süreçte görevli kişiler erişir.

İç terfi politikası kontrol listesi

Taslağınızı yayımlamadan önce aşağıdaki sorulara metnin içinden cevap verebildiğinizi kontrol edin:

• Politika hangi çalışanları ve hangi hareketleri kapsıyor?
• İç adaya öncelik var mı, istisnalar ve onay yetkisi yazılı mı?
• Uygunluk koşulları az sayıda ve ölçülebilir mi?
• Her değerlendirme ölçütünün veri kaynağı belli mi?
• Başvuru yolu yöneticiden bağımsız işliyor mu?
• Kararı kim veriyor, çıkar çatışmasında üye nasıl çekiliyor?
• Terfide ücret hangi banda ve hangi tarihte geçiyor?
• Geçiş dönemi ve dönem sonu değerlendirmesi tanımlı mı?
• İtiraz yolu, kayıt saklama ve politikanın gözden geçirilme sıklığı belli mi?

Politikayı uygulamaya hazır formlarla birlikte kurmak isterseniz Kariyer ve Yedekleme doküman setimizde Terfi ve Atama Prosedürü ile Terfi Değerlendirme Formu yer alıyor.

Sık sorulan sorular

İç terfi politikası ile terfi prosedürü aynı şey mi?

Hayır. Politika değişmeyen ilkeleri yazar: iç adaya öncelik, kimlerin aday olabileceği, kararın dayanacağı ölçütler ve itiraz hakkı. Prosedür ise bu ilkelerin adım adım nasıl uygulanacağını, kimin hangi formu dolduracağını ve onay sırasını anlatır. Küçük şirketlerde ikisi tek belgede birleştirilebilir.

Kıdem terfi kriteri olarak kullanılmalı mı?

Kıdem tek başına kriter olmamalıdır. Bir pozisyonda geçirilen süre, deneyimin dolaylı bir göstergesi olarak asgari uygunluk koşulu şeklinde yazılabilir; ancak süreyi dolduran herkesin terfi hakkı kazandığı bir yapı, politikayı bekleme listesine çevirir. Karar yetkinlik, performans eğilimi ve yeni rolün gerekliliklerine hazır olma üzerinden verilmelidir.

Her açık pozisyon önce şirket içinde ilan edilmeli mi?

Bu, politikanın baştan vermesi gereken bir karardır. Birçok şirket açık pozisyonu önce belirli bir süre içeride duyurur, uygun iç aday çıkmazsa dış arayışa geçer. Özel uzmanlık gerektiren roller için istisna tanımlanabilir; önemli olan istisnanın ve onay yetkisinin yazılı olmasıdır.

Terfi eden çalışan yeni rolde başarısız olursa ne olur?

Politikaya bir geçiş dönemi yazılması önerilir. Bu dönemde çalışan yeni rolün beklentilerine göre izlenir ve düzenli geri bildirim alır. Beklentiler karşılanmazsa ne olacağı, örneğin eşdeğer bir role dönüş seçeneği, önceden yazılmalı; görev ve ücret değişiklikleri iş hukuku açısından değerlendirilerek yazılı yapılmalıdır.

Seçilmeyen iç adaya ne söylenmeli?

Seçilmeyen adaya sonuç, dış duyurudan önce ve yüz yüze bildirilmelidir. Kararın hangi ölçütlerde ayrıştığı, adayın güçlü yönleri ve bir sonraki fırsat için somut gelişim adımları konuşulur; görüşmenin bir gelişim planıyla kapanması ayrılma riskini azaltır.

Sonuç

İç terfi politikası, terfiyi yöneticinin kanaatinden çıkarıp herkesin önceden bildiği kurallara bağlar. Önce dört temel kararı verin, uygunluk koşullarını değerlendirme ölçütlerinden ayırın, süreci ilandan bildirime kadar sorumlularıyla yazın, ücreti bant yapısına, yeni rolü bir geçiş dönemine bağlayın ve seçilmeyen adayı bir gelişim planıyla uğurlayın. Böyle bir politika, iyi çalışanların "burada yükselebilir miyim?" sorusuna verilen en güçlü cevaptır.

Terfi, kariyer ve halef süreçlerinizi birlikte kurgulamak isterseniz performans yönetimi, kariyer ve yedekleme hizmetimizi inceleyebilirsiniz.